یکی از مهم ترین مسائلی که در کشور ایران در شرایط کرونا و تحریم بیش از پیش خود را نشان داد، عدم مدیریت بود. مدیریت از سیاست های مدیریتی سازمان ها، شرکت ها و تولید کننده ها تا جزءترین مسائل مطرح گردید. متأسفانه کشور ما به تصمیم های اشتباهی که تا الان گرفته است با وجود منابع انسانی و معادن سرشار، دچار مشکلات متعدد شده است. بسیار از اساتید گرایش های مدیریت ما از مدیریت چیزی نمی دانند و عدم دانش آن ها باعث می شود رشته های مدیریتی که می توانند تولید کننده دانش و کارخانه ایجاد مدیران باشد ، اطلاعات نامناسب و غیراجرایی را بیان می کنند. بسیاری از پایان نامه های گرایش های مدیریت که باید به صورت مطالعه موردی و کیس استادی مورد بررسی قرار بگیرند و با شناسایی مشکلات مدیریتی ، راهکارهای مناسب را ارائه کنند به سمت موضوعات و روش های غیرکاربردی رفته است.
از این رو در این مقاله به بررسی وظایف اصلی یک مدیر شامل برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری و کنترل پرداخته شده است. بحث کنترل و استقرار سیستم های کنترل یکی از بحث‌های زیربنایی در مدیریت است. کنترل در مدیریت چنان مهم و حیاتی است که در همان سال‌های نخست مطرح شدن مدیریت علمی توسط کسانی مانند تیلور و فایول، این بحث نیز به عنوان یکی از نقش های مدیریت مطرح شد. هنوز هم کسانی که دروس مدیریت می‌خوانند باید در نخستین روزهای آموزش خود، وظایف اصلی یک مدیر شامل برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری و کنترل را به خاطر بسپارند و به بهانه‌های مختلف آنها را فهرست کنند. مفهوم کنترل در مدیریت با کنترل در گفتگوهای روزمره تفاوت دارد.
قبل از اینکه بخواهیم به تعریف کنترل در مدیریت و سازمان و انواع کنترل بپردازیم، لازم است تاکید کنیم که چه چیزهایی و چه کارهایی، کنترل محسوب نمی‌شوند. کلمه‌ی کنترل بعد از ورود به زبان فارسی، بیشتر دارای بار معنایی منفی و تداعی‌گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران بوده است. اما معنی کنترل در مدیریت سازمان کاملاً متفاوت است و به هیچ وجه دارای بار منفی نیست. می‌توان گفت یکی از نخستین تعریف‌های کنترل در مدیریت را( هنری فایول )از بنیان‌گذاران مدیریت علمی) ارائه کرده است:
تعریف مفهوم کنترل در مدیریت
کنترل یعنی تلاش سیستماتیک توسط مدیران کسب و کار برای اینکه عملکرد را با استانداردهای از پیش تعیین شده و برنامه‌ها و هدف‌ها بسنجند. بر این اساس باید مشخص شود که آیا عملکرد و خروجی، مطابق با انتظارات هست یا خیر. طبیعتاً اگر مشخص شد که از هر یک از منابع سازمان می‌توان به شیوه‌ی اثربخش‌تر و کاراتری برای رسیدن به اهداف استفاده کرد، وظیفه‌ی سیستم کنترل مدیریت انجام اقدامات اصلاحی برای افزایش اثربخشی و کارایی منابع خواهد بود.
تفاوت کنترل و نظارت و پایش در سازمان چیست؟
سه اصطلاح کنترل و نظارت و پایش گاهی اوقات به عنوان واژه‌هایی مترادف به‌کار گرفته می‌شوند. البته مترادف فرض کردن این سه اصطلاح، در گفتگوهای روزمره و حتی متن‌های مرتبط با مدیریت عمومی، الزاماً اشتباه نیست. اما مهم است که در بحث‌های تخصصی مدیریت و کنترل، به تفاوت این اصطلاحات توجه داشته باشید و آنها را با دقت بیشتری به‌کار ببرید تا سوء‌برداشتی ایجاد نشود. در ادامه توضیح مختصری درباره‌ی هر یک از این سه اصطلاح ارائه می‌کنیم.تفاوت پایش و کنترل مهم‌تر است و باید آن را جدی‌تر بگیرید. چون بیشتر پیش می‌آید که افراد مختلف، این دو مفهوم را کاملاً یکسان فرض کنند.
نظارت (Supervision)
نظارت اصطلاحی بسیار عمومی است و معنای آن می‌تواند بسته به فضای گفتگو، متفاوت باشد. مثلاً وقتی کارگری مشغول کارکردن در یک پروژه عمرانی است، مهندس ناظر بر کار او نظارت می کند. در چنین حالتی، چندان مشخص نیست که معیارها و استانداردها چه هستند و شما می‌توانید به شکلی سلیقه‌ای، دیدگاه‌ها و انتظارات خودتان را با کارگر در میان بگذارید. اما در شکل سازمانی معمولاً نظارت، مفهومی گسترده‌تر است و وقتی فرد یا سازمانی بر روی فرد یا گروه یا سازمانی نظارت می‌کند، این حق برایش ایجاد می‌شود که از مجموعه‌ی تحت نظارت، گزارش بخواهد و عملکرد آنها را – بر اساس معیارهای ذهنی یا شفاف و تعریف‌شده – بررسی کند ،اینکه در موارد کوتاهی و قصور، چه اتفاقی می‌افتد و ناظر چه اختیاراتی دارد، از موردی به مورد دیگر تغییر می‌کن. به طور کلی، تعریف نظارت و معنای آن بستگی به این دارد که چه کسی آن را در کجا به‌کار ببرد و چه وظایف و اختیاراتی برای ناظر (Supervisor) در نظر گرفته شود.
پایش (Monitoring)
در پایش، معیارها عینی‌تر هستند و فرایند به شکلی شفاف تعریف شده است.
معمولاً یک یا چند شاخص، تعریف می‌شوند و فرصت و ابزارهای اندازهگیری و سنجش هم، فراهم می‌شود. هم‌چنین استانداردها و چارچوب‌های کلی نیز تعریف می‌شود. در این وضعیت، فرد یا سازمانی که مسئول پایش است، هر زمان شاخص‌ها از محدوده‌ی مجاز خارج شوند و انحراف از مسیر مطلوب وجود داشته باشد، این مسئله را اعلام می‌کند. وظیفه‌ی فرد یا نهادی که مسئول پایش است، معمولاً به اطلاع‌رسانی محدود است و قدرت اجرایی بیشتری در اختیار ندارد. به عنوان مثال:
- واحدی که مسئولیت بررسی ساعات ورود و خروج کارکنان یک شرکت و گزارش تأخیرها و غیبت‌ها را بر عهده دارد.
- سازمانی که آلاینده‌های موجود در هوا را اندازهگیری و گزارش می‌کند.
کنترل (Control)
فرایند کنترل بزرگ‌تر و جامع‌تر از نظارت و پایش است؛ چون صرفاً به نظارت و ارزیابی محدود نمی‌شود. فرد یا دپارتمان یا سازمانی که مسئولیت کنترل به آن واگذار می‌شود، شاخص‌ها و استانداردها و اهداف را تعریف می‌کند. سپس هم‌زمان با نظارت و پایش وضعیت موجود، باید پس از مشاهده‌ی انحراف از اهداف و استانداردها، اقدام اصلاحی (Corrective Action) هم تعریف و اجرا کرده و نتیجه‌ی اقدام‌های اصلاحی خود را نیز بررسی و مانیتور کند. اقدام اصلاحی ممکن است از جنس تعدیل اهداف و استانداردها و یا تعریف و اصلاح و بهبود روش‌ها و فرایندها باشد.
اگر به دو تعریف کنترل که در ابتدای درس از فایول و ماکلر نقل شد نگاه کنید، خواهید دید که در هر دو تعریف، اقدام و اصلاح هم در کنار پایش و سنجش، به عنوان بخشی از مراحل کنترل مطرح شده و مورد توجه قرار گرفته است. اغلب برنامه های کارگاهی در پروژه های عمرانی برنامه ریزی می شود و فقط نمادین است و نظارت و کنترلی بر روی آن ها انجام نمی شود و بنابراین اجرایی نمی گردد.
مقالات مرتبط با این مقاله را می توانید در زیر مطالعه فرمایید و نظرات خود را با ما به اشتراک بگزارید.
نوشته شده توسط مهندس مهرداد حمصیان
