طراحی داخلی دفتر کار، یکی از مهم ترین عواملی است که منجر به بهبود انگیزه و بهره وری کارکنان و مدیران شاغل در آن می شود. اگر از ۱۰ نفر بپرسید که چه چیزی طراحی یک دفتر کاری را عالی می کند، به ۱۰ پاسخ مختلف خواهید رسید که می تواند به شما کمک بزرگی کند. بله، مسلما یک دفتر باید یک کف، یک سقف و ترجیحا چهار دیوار داشته باشد. اما در بحث چیدمان، واقعاً هیچ محدودیتی برای طراحی آن وجود ندارد؛ هر طور که می خواهید می توانید آن را طراحی کنید. بعضی از افراد معتقدند که برخی از طراحی های دکوراسیون اداری، بهتر و زیبا تر از سایر گزینه ها هستند. این نه تنها از نظر زیبایی شناسی بهتر است، بلکه از نظر تأثیر عمیق بر خلاقیت و بهره وری تیم شما نیز عملکرد بهتری خواهد داشت. بنابراین چگونه می توانید دفتری را طراحی کنید که کل تیم شما آن دوست داشته باشد؟ در این مطلب نیز، ما سعی داریم ایده هایی برای طراحی بهتر دفاتر کاری ارائه کنیم که می توانند به شما در ساخت یک محیط ایده آل کمک بزرگی کنند. با ما همراه باشید.
استفاده از طراحی دفتر برای ایجاد فضای مناسب
یک دفتر ایده آل، باید به گونه ای طراحی شود که بتواند بر کارایی، بهره وری، روحیه و نگرش کلی تیم شما تأثیر بگذارد. یک دفتر کاری خوب، علاوه بر این که می تواند در روند کارکرد کارمندان تاثیر بگذارد، در جذب مشتری نیز بسیار موثر است.
طراحی داخلی یک دفتر، اگر دلپذیر، منظم و مدرن باشد، می تواند اعتماد به نفس شرکت را افزایش دهد و برای کسانی که در آن کار می کنند، باعث ایجاد موفقیت شود. با این اوصاف، باید این را درک کنید که آنچه برای یک کسب‌وکار مناسب است، ممکن است برای کسب‌وکار دیگری کارساز نباشد. همه چیز به سبک، تصویر و به طراحی کلی بستگی دارد.
آیا دوست دارید پیچیدگی و حرفه ای بودن را در محیط کاری خود منتقل کنید؟ پیشنهاد ما استفاده از رنگ های تیره و خاصی است که با خطوط صاف و تمیز ترکیب شده اند. آیا می خواهید حال و هوای سرگرم کننده و خلاقانه تری را منتقل کنید؟ برای این کار، بهتر است رنگ های روشن و پر زرق و برق همراه با چاپ های شلوغ و خطوط منحنی را انتخاب کنید.
کدام سبک برای کسب و کار شما مناسب است؟ فقط شما می توانید به این پرسش پاسخ دهید. چرا که انتخاب شما بر نحوه چیدمان، تزئین و تجهیز فضای کاریتان تأثیر زیادی می دارد.
آماده سازی و برنامه ریزی کلیدی است
قبل از تصمیم‌گیری در مورد طراحی دفتری که دوست دارید داشته باشید، بهتر است کمی برای آماده‌سازی و برنامه ریزی وقت بگذارید. ممکن است آن چیز هایی که برای کسب و کار شما مفید است، برای دیگر مشاغل و کار ها مناسب نباشد. در این قسمت به نکاتی برای داشتن طراحی دفتری خوب و مناسب می پردازیم:
۱.حفظ شادابی تیم
بهترین راه برای یافتن طرح و چیدمان اداری که برای کسب و کار شما مناسب است، حفظ و پرورش روحیه و شادابی تیمتان است. سوالات زیر را از خود بپرسید:
- کارمندان از فضای فعلی چگونه بهره‌برداری می کنند؟
- موانع همکاری چیست؟
- چه چیزی برای طراحی دفتر فعلی بهتر می کند؟
- چه مورد هایی برای طراحی دفتر شما مناسب نیستند؟
- کارمندان شما از کدام قسمت محیط بیشتر ناراضی هستند؟
در مورد این سوال آخر، از این که مستقیماً از تیم خود بپرسید که در یک فضای اداری چه امکاناتی می خواهند، نترسید. آن ها کسانی هستند که هر روز از آن فضا استفاده می کنند و احتمالاً پیشنهادات خوبی در مورد چگونگی بهبود طراحی خواهند داشت.
۲.طراحی با توجه به سبک و کارکرد شرکت
کسب و کار شما، سبک و فرهنگ منحصر به فرد خود را دارد که با سبک و مدل هر تجارت دیگری متفاوت است. یک طراح دفتر حرفه ای، می تواند خیلی خوب این تفاوت های خاص را تشخیص داده و از آن ها در طراحی شما استفاده کند.
این تفاوت ها و ویژگی ها، در واقع به کسب و کار شما شخصیت می بخشند و به جذب و حفظ مشتریان، فروشندگان، شرکا و استعداد های برتر کمک می کند. علاوه بر این، طراحی دفتری که زیبایی شرکت شما را تقویت می کند، می تواند روحیه کارمندان شما را در کسب و کارتان تقویت کند.
برای شناسایی سبک شرکت خود، پیشنهاد می کنیم که با تیم خود بنشینید و حسی را که دوست دارید فضای کاریتان منتقل کند، بیان کنید. سپس فضای اداری خود را بر اساس آن طراحی کنید.
۳.یک طراحی برای همه مناسب نیست
هر کسب و کاری متفاوت است. در واقع، هر تیم در یک کسب و کار متفاوت فعالیت می کند. هر کدام به روش منحصر به فرد خود عمل می کنند. این بدان معناست که یک رویکرد یکسان برای طراحی دفتر کار در اکثر موارد کارساز نیست. به عنوان مثال، برخی از تیم ها زمانی بهتر کار می کنند که هر روز چندین ساعت زمان استراحت داشته باشند. ایجاد اتاقک ها یا فضا های کاری نیمه خصوصی، ممکن است در این مورد به شما کمک کنند.
با این حال، تیم های دیگر برای پاسخ به سؤالات، ارائه راه حل ها و دسترسی به یک پایگاه دانش جمعی، باید دائماً با محیط کاری خود در تماس باشند. بنابراین آنچه برای یک کسب و کار یا یک تیم کار می کند برای دیگر کسب کار ها ممکن است کار نکند. شما باید متغیر هایی را شناسایی کنید که بیشتر بر تیم شما تأثیر می گذارند.
۴.تخصیص فضای شرکت
به طور معمول، رئیس و نایب رئیس شرکت بزرگترین دفاتر را دارند. به ترتیب در رتبه های پایین تر، برخی از کارمندان ممکن است تنها شش تا هشت فوت مربع فضای کاری داشته باشند. با این حال، در سال های اخیر، چیدمان و سبک در حال تغییر است. امروزه مدیران شرکت ها متوجه شده اند که اختصاص دادن فضا بر اساس زمانی که شخص در دفتر می‌گذراند، مهم تر از عنوان او است. در واقع، کارمندان ارشد ممکن است زمان بیشتری را در خارج از دفتر بگذرانند تا در محل کار؛ بنابراین فضای کاری آن ها در بیشتر روز خالی و بدون استفاده است.
در طرف دیگر طیف، یک مهندس اغلب ۸۰، ۹۰ یا حتی ۱۰۰ درصد از روز را در دفتر کار روی پروژه های مختلف می گذراند. آن ها نسبت به فروشندگانی که در ۷۵ درصد مواقع در جلسات حضور دارند، به فضای کاری بزرگتری نیاز دارند.
۵.در انتخاب فن آوری های اساسی دقت کنید
طراحی دفتری که برای کسب و کار شما مناسب است، تا حد زیادی به فناوری های ضروری که تیم شما به طور منظم از آن ها استفاده می کند بستگی دارد. به عنوان مثال، تکنولوژی های سیمی حرکت کارکنان را محدود می کند و آن ها را در یک مکان در بیشتر ساعات روز نگه می دارد. از سوی دیگر فناوری بی سیم به کارمندان اجازه می دهد بدون محدودیت از مکانی به مکان دیگر حرکت کنند.
اگرچه بحث بین سیستم های سیمی و بی سیم یکی از بزرگ ترین مسائلی است که با آن مواجه خواهید شد، اما سایر فناوری ها نیز تأثیر قابل توجهی بر تجارت شما خواهند داشت. شناسایی فناوری های ضروری که بر تیم شما تأثیر می گذارند، حیاتی است. در این فرآیند، از این که چگونه کسب و کار شما ممکن است از ابزار های ضروری در آینده استفاده کند، نترسید. وقتی برای چنین تغییری برنامه ریزی می کنید، قاعدتاً طراحی فضای کاری را آسان تر و ساده تر می کنید.
۶.طراحی دفتر خود را بر اساس نوع فعالیتان انجام دهید
همان طور که تیم خود را مشاهده می کنید، فعالیت های اصلی را که هر روز انجام می دهند یادداشت کنید. به عنوان مثال، آن ها ممکن است اولین کاری که می کنند، چک کردن ایمیل ها و پست های صوتی باشد. از آنجا به یک جلسه کامل تیمی می روند. پس از آن، آن ها ممکن است به گروه های کوچکتری تقسیم شوند تا روی یک پروژه کار کنند و در نهایت، قبل از صرف ناهار، مدتی به تنهایی کار کنند.
برای طراحی فضای اداری که بتواند نیاز های منحصر به فرد تیم شما را برآورده می کند، از فعالیت های اصلی چون نشست های گروهی، نظر سنجی و کار های انفرادی استفاده کنید.
۹ ایده برای طراحی کاری
۱.از انواع مدل های میز و صندلی استفاده کنید
وقتی قصد دارید دفتر کاری خود را طراحی کنید، برای مدل های مختلف میز و صندلی برنامه ریزی کنید. صندلی های ارگونومیک، چهارپایه، نیمکت ها، میز های با ارتفاع قابل تنظیم، میز های کافه و میز های مشترک و … همه گزینه های عالی برای گنجاندن در فضای کاری شما هستند. این گزینه ها ممکن است به نظر مهم نباشند، اما هستند. به خصوص امروزه که متخصصان پزشکی تأثیرات منفی نشستن برای مدت طولانی را در بدن شناسایی کرده اند.
۲.پنهان کردن سیم ها و کابل ها
امروزه بیشتر طراحان مدرن برای انجام کار خود، از سیستم های بیسیم استفاده می کنند. سیم هایی که این تبلت ها، چاپگر ها، دستگاه های کپی، لپ‌تاپ ها، مانیتور ها و تلفن ها را تغذیه و شارژ می کنند، می توانند به طور جدی به هم ریخته شوند. این ها در واقع فضا را شلوغ کرده و مانع بهره وری می شوند. استفاده از سیستم های بی سیم یک راه حل عالی است. اما برای آن دسته از دستگاه هایی که هنوز پیشرفته و بیسیم نشده اند، راه هایی را پیدا کنید که سیم های آن را را منظم و دور از دید قرار دهند. در صورت امکان، طناب ها را در دیوار، کف یا در امتداد پشت مبلمان پنهان کنید.
۳.از نور طبیعی استفاده کنید
روزگار استفاده از چراغ های فلورسنت سفید گذشته است. اکنون می دانیم که بدن انسان به نور طبیعی بهتر پاسخ می دهد. نور طبیعی خلق و خوی اعضای تیم شما را بهبود می بخشد و به آن ها کمک می کند تا برای مدت طولانی تری متمرکز و پر انرژی بمانند. در حالی که نصب پنجره در هر دفتری غیرممکن است، اما می توانید فضای کاری خود را با چراغ هایی که طول موج های ملایم تری منتشر می کنند، تجهیز کنید. با بهره گیری از گزینه های روشنایی موجود در بازار امروز، از قدرت نور طبیعی استفاده کنید. فناوری های جدید به روشنایی دفتر اجازه می دهند تا به طور خودکار از سبز و آبی سردتر که در صبح رخ می دهد به زرد و قرمز گرم تر که در بعد از ظهر رخ می دهد تغییر کند. این به شما امکان می دهد دمای رنگ چراغ های دفترتان را تغییر دهید تا آنچه را که در فضای باز اتفاق می‌افتد تقلید و حس کنید.
۴.دیوار ها را کنار بزنید
هنگام انتخاب طرح دفتر خود، در صورت امکان از دیوار های محکم از کف تا سقف یا حتی اتاقک های نیمه دیواری اجتناب کنید. در عوض، از پارتیشن های شیشه ای استفاده کنید و دیوار های ضخیم و آجری را کنار بگذارید. این نوع طراحی دفتر با جلوه ای باز، نیروی کار مشترک و متعهد را ارتقا می دهد. اگر می خواهید فضای خصوصی‌تری را ایجاد کنید، از شیشه های مات یا مواد غیر شفاف دیگری استفاده کنید. این گزینه ها این اجازه را می دهند تا نور طبیعی ایجاد شده و در عین حال، و حریم خصوصی مورد نیاز را به وجود آورند.
۵.استفاده از عناصر طبیعی
لهجه های طبیعی مانند گیاهان، کفپوش های بتنی و چوبی اکسپوز و فولاد رنگ شده، راه های ساده ای برای ایجاد فضایی طبیعی و زنده هستند. وجود آن ها بسیار تاثیر گذار است. ب طور مثال، استفاده از یک گلدان کوچک، می تواند فضایی زنده و در عین حال جذاب را ایجاد کند.
۶. با رنگ ها به کارمندان خود انرژی دهید
رنگ ها می توانند کارمندان را به خلاقیت در کار تشویق کنند. چه در حال سازماندهی نواحی مختلف بر اساس یک طرح رنگی خاص باشید یا صرفاً پراکنده های رنگی در اطراف دفتر کار، مطالعات نشان داده اند که رنگ های روشن و متنوع می توانند بهره‌وری، خلاقیت و شادی کلی را افزایش دهند. پس قدرت رنک ها را دست کم نگیرید و از آن ها به درستی استفاده کنید.
۷.فضا های کاری چند منظوره را راه اندازی کنید
محیط های بزرگ موجود در کتابخانه های قدیمی اغلب به عنوان فضای کاری چند منظوره استفاده می شد. آن ها اجازه می دادند کار های مختلفی از نوشتن تا تحقیق و طراحی، به تنهایی یا به صورت گروهی انجام شود.
شما می توانید همان مفهوم فضای کاری چند منظوره را در طراحی اداری مدرن خود بگنجانید تا کار های انفرادی و مشترک از انواع مختلف را ترویج دهید. دیگر لازم نیست فضایی را به کار خاصی اختصاص دهید. اکنون، می توانید فضا های کاری دفتر خود را برای اهداف متعددی طراحی کنید، از موفقیت های سریع تیمی گرفته تا کار های تحقیقاتی مطالعه آمیز.
۸.با انواع مواد و بافت تزئین کنید
متریال و بافت می تواند تأثیر قابل توجهی بر کیفیت کار تیم شما داشته باشد. درصد کمی از افراد هستند که می خواهند تمام روز را به پلاستیک های بی روح و ملایم خیره شوند. به همین دلیل است که امروزه طراحان دفاتر از انواع مواد، از چوب خشن گرفته تا پارچه های نرم و گچ بافت دار، در سرتاسر محیط کار استفاده می کنند. این بافت ها حس بهره وری و تندرستی را در افرادی که هر روز آن ها را تجربه می کنند ایجاد می کند.
۹.ایجاد فضایی برای استراحت
در حالی که یک ایستگاه کاری کوچک هنوز بخش مهمی از روز کاری کارکنان شما است، فناوری بی سیم به کارمندان اجازه می دهد تا کار خود را با خود به فضا های مختلف ببرند. یک محیط برای استراحت، فضایی راحت و آرام را فراهم می کند که در آن کارمندان می توانند تجدید انرژی کنند و میزان همکاری را بالا ببرید.
علاوه بر این، قرار دادن فضای استراحت در نزدیکی یا به عنوان بخشی از ورودی اصلی دفتر خود که میز پذیرش در آن قرار دارد، بهتر است. وقتی یک بازدیدکننده (خواه مشتری باشد یا یک کارمند داوطلب) وارد می شود و همه فعالیت ها را می بیند، بلافاصله متوجه می شوند که کسب‌وکار شما در مورد چیست.
کلام آخر
طراحی یک دفتر کاری بسیار مهم است. نوع چیدمان، سبک، مبلمان و بسیاری از عوامل دیگر، می توانند در موفقیت و پیشرفت یک شرکت تاثیر زیادی داشته باشند. در این مقاله، ما سعی کردیم برخی از نکاتی که می توانند شما را به طراحی دفتر کاری مورد علاقه تان برساند بیان کنیم. امیدواریم که مطالب مفیدی را در اختیار شما عزیزان قرار داده باشیم.
نوشته شده توسط مهندس مهرداد حمصیان
